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- グループアドレスの登録要領（Outlook Express の場合）
アドレス帳をクリックし、次にグループアドレスを作成するフォルダー（メーンユーザーの連絡先あるいはその下に各人が作成しているフォルダーいずれでも差し支えありません）を選択します。
次に、画面上部上から３列目のツールバーの一番左にある「新規作成」「新しいグループ」を選択すると、「プロパティ」という画面が表示されます。この画面で、「グループ名」を入力します。次に「選択」をクリックするとアドレス帳が表示されますので、グループに登録する人を逐次選択することにより、グループアドレスが作成できます。
個人のアドレスを登録してあるフォルダーとグループアドレスを作成するフォルダーが異なっていても問題ありません。ただし、グループアドレスに登録後、登録した個人のアドレスを他のフォルダーに移動させた場合は、その個人はグループアドレスから消去されますので注意して下さい。（グループアドレスに登録した時点における位置関係を維持する必要があります）
- グループアドレスを使用する時の注意
メール作成時にアドレス帳から「グループ名」を選択することにより、そのグループ名に登録されている人にメールを送ることができます。
「グループ名」を「宛先」「ＣＣ」に入力すると、メール作成段階では「グループ名が」表示されていますが、送信段階でグループに登録されている個人名が表示されることになります。すなわち、メール受信者には多くの受信者名が表示されるわけです。
したがって、「グループ名」は「ＢＣＣ」に入力することが適当です。この場合は、「宛先」には同報メールで説明しました、ご自分の表示名をアドレス帳から選択して下さい。
グループアドレスを「ＢＣＣ」に入力する方法を利用することにより、メールアドレスをお互いに知られることなく、多くの人に簡単にメールを送ることが可能になります。昼食会や宴会の幹事さんは是非ご活用下さい。
- グループアドレスの管理
グループアドレスの登録名簿の追加と削除は自由に行うことができます。
また、アドレス帳に登録している個人のアドレスを変更した場合は、グループアドレスに登録している個人のアドレスも自動的に変更されるので便利です。グループアドレスと個人アドレスが同じフォルダーでなくても大丈夫です。
ただし、１項で説明したように、グループアドレスに登録後に、登録した個人アドレスを他のフォルダーに移動させた場合は、その個人名はグループアドレスから消去されます。すなわち、グループアドレスに登録時の位置関係を維持する必要があります。逆にこの位置関係が要求されていることにより、個人のアドレスを変更すれば、グループアドレスに登録されているアドレスも自動的に変更されるという便利な機能が利用できるわけです。
- Microsoft Outlook の場合
アドレス帳を開き、「ファイル」「エントリーの作成」「新しい配布先リスト」を選択すると、「配布リスト」のボックスが表示されます。「名前」欄に「グループ名」を記入するとボックスのタイトルが「グループ名−配布リスト」となります。「メンバー選択」をクリックすると、アドレス帳が開きますので、グループに登録する人を逐次選択することにより、グループアドレスが作成できます。
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